Wie man Freelancer:innen in der Unternehmenskultur willkommen heißt

Die Zukunft der modernen Arbeitswelt ist flexibel. Unternehmen, die am Markt bestehen wollen, werden sich früher oder später damit beschäftigen müssen, ihre feste Workforce um freie Mitarbeitende zu ergänzen, um beispielsweise auf wirtschaftliche Schwankungen und den Fachkräftemangel reagieren zu können. Freelancer:innen spielen hierbei eine zentrale Rolle und gehören schon jetzt vielerorts fest ins Unternehmensbild.

Wenn auch Du zukünftig auf die Expertise freier Mitarbeiter:innen setzen möchtest, solltest Du bestenfalls von Anfang an Wert auf einen professionellen Onboarding-Prozess legen. Warum dieser so wichtig ist, wie das Onboarding von Freelancer:innen funktioniert und welchen Stolpersteinen unterwegs vielleicht liegen könnten, erfährst Du in diesem Beitrag.

Warum ist Freelancer-Onboarding eigentlich wichtig?

Onboarding ist absolut erfolgskritisch, um Festangestellte mit Strukturen und Kultur eines Unternehmens vertraut zu machen. Aber: wir empfehlen sich auch mit dem Thema Onboarding für Freelancer:innen zu beschäftigen – und das aus gutem Grund. Denn alle arbeiten an einem gemeinsamen Ziel! Onboarding für Freelancer:innen sorgt für Loyalität, Motivation, Verbindlichkeit, Kommunikation auf Augenhöhe und emotionales Commitment. Oder mit anderen Worten: Freelancer:innen, die zu Beginn der Kooperation ein Onboarding erfahren haben, sind in der Regel eher bereit, (noch) mehr Leistung zu erbringen. Was aber darüber hinaus besonders wichtig ist: in Unternehmen, in denen Freelancing bislang nicht Teil der Unternehmenskultur ist, bestehen zu Beginn viele Vorbehalte und Sorgen bei internen Stellen wie Betriebsrat oder festangestellten Kolleg:innen. Hier gilt es von Anfang an proaktiv durch ein gutes Freelancer-Onboarding entgegenzuwirken.

Tipps fürs Freelancer:innen-Onboarding

Das Onboarding von Freelancer:innen darf nicht mit dem klassischen Onboarding von festen Mitarbeiter:innen gleichgesetzt werden. Zwar gibt es einige Gemeinsamkeiten, doch auch Unterschiede. Unsere 5 Tipps für ein erfolgreiches Freelancer-Onboarding sind:

Tipp 1: Details besprechen & Erwartungen mit Freelancer:in klären

Dass die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Freelancer:innen hin und wieder scheitert, liegt vor allem an diesem Umstand: Es wurde nicht ausreichend über die Details der Zusammenarbeit gesprochen.

Daher ist es ungemein wichtig  vor Beginn den Umfang der konkreten Projekten sowie Zielen zu besprechen, genauso wie Verfügbarkeiten. Kommunikation ist der Schlüssel für die erfolgreiche Zusammenarbeit und ist gleichzeitig aber auch eine Gratwanderung. Wie viel Kommunikation ist erforderlich ohne die Autonomie einzuschränken? Ganz wichtig ist außerdem, dass beide Parteien klar formulieren, welche Erwartungen sie mit Blick auf die Zusammenarbeit haben und was geschehen muss, um sie zu erfüllen.

Für die Kennenlernphase empfehlen wir daher folgende Gesprächspunkte und Vereinbarungen zu treffen:

• Ziel(e) der Zusammenarbeit

• Projekt(e) mit Briefing(s)

• Arbeitsort

• Arbeitsumfang

• Thema Scheinselbstständigkeit/andere Auftraggeber:innen

• Erwartungen

• Bezahlung

• Kommunikationskanäle

• benötigte Software und Arbeitsgeräte

• Einführung ins Unternehmen (Werte, Aufbau, Routinen, Workflows, Ordnerstrukturen, Kund:innenkommunikation, etc.)

• Kontaktdaten relevanter Mitarbeitender

• Bürozeiten / Erreichbarkeit

Tipp 2: Vereinbarungen immer vertraglich festhalten

Eine solide Zusammenarbeit mit Freelancer:innen basiert stets auf klar geregelten Verhältnissen und somit letztlich auf Verträgen. Natürlich geht es dabei nicht um Formalien wie Urlaubsregelungen oder Anmeldungen bei Sozialkassen. Es geht vor allem darum, das Projekt, die Vereinbarungen zur Zusammenarbeit und Vergütungsansprüche schriftlich festzuhalten durch:

• Freelancer-Vertrag: Dienstleistungs- oder Werkvertrag

• Geheimhaltungsvertrag / NDA inkl. Datenschutz

• falls erforderlich Wettbewerbsverbot

Tipp: Wir wissen, wie nervtötend all dieser Papierkram sein kann und bieten Unternehmen darum einen tollen Service an. Über unsere Plattform FreeMOM kannst du nicht nur spezialisierte und professionelle Expert:innen für Dein nächstes Projekt finden, sondern auch alle vertraglichen Angelegenheiten regeln. Dies beinhaltet sowohl rechtlich geprüfte Verträge, vor allem aber auch eine Scheinselbstständigkeitsprüfung für das vorgesehene Projekt. Dadurch bleibt am Ende für alle Beteiligten mehr Zeit, um sich auf das Wesentliche – nämlich das Business – zu konzentrieren.

Tipp 3: Freelancing-Strategie & interne Kommunikation proaktiv gestalten

Wir erleben immer wieder, dass gerade in Unternehmen, die noch keine Freelancer:innen als flexible Workforce nutzen, die Vorbehalte bestehen, dass Mitarbeitende Ablehnung zeigen könnten, Betriebsräte blockieren oder Freelancing auf ein mal als so lukrativ wahrgenommen werden könnte, dass andere Mitarbeitende "abspringen".

Hier ist ein gutes Onboarding und vor allem eine transparente Kommunikation das A und O, um Ängste und Vorbehalte abzubauen. Dieser Schritt mag unspektakulär daherkommen, ist aber extrem wichtig.

Es lohnt sich zunächst eine Art Workforce-Strategie zu definieren, wann und für welche Fälle man zukünftig Freelancing im Unternehmen einsetzen möchte. Das schafft Klarheit und Transparenz in der Kommunikation z.B. gegenüber Betriebsräten, aber auch gegenüber festangestellten Mitarbeitenden.

Du kannst darüber hinaus schon vorab dafür sorgen, Vorurteile abzubauen. Mache Deinen Mitarbeiter:innen klar, dass sie keinesfalls allesamt durch Freelancer:innen ersetzt werden sollen. Als Führungskraft oder HR solltest Du proaktiv Chancen aufzeigen, die in der Zusammenarbeit liegen z.B. zusätzliche Expertise und neue Ideen, Entlastung von Teams bei Ausfällen und Kapazitätsengpässen aber auch Beschleuniger für Wachstum. Wir wissen aus den meisten Unternehmen, dass der Einsatz von Freelancer:innen zu 11% mehr Produktivität und am Ende auch zu mehr Wachstum von neuzubesetzenden Stellen führt. Also keine Konkurrenz, sondern ein Motor für schnelleres Wachstum.

Tipp 4: "hard" & "soft" Ressourcen bereitstellen

Wie viel (oder wenig) ein:e Freelancer:in braucht, um für Dein Unternehmen arbeiten zu können, hängt natürlich maßgeblich vom Aufgabenbereich ab. Typischerweise nutzen Freelancer:innen eigene Hardware. Wichtig ist aber: Welche Zugänge sind erforderlich? Gibt es IT-technische Barrieren, die vorab geprüft werden müssen? Gibt es spezielle Programme oder Zugänge zu internen Plattformen, die zur Projekterfüllung notwendig sind? Diese Fragen gilt es idealerweise schon vor Beginn final zu klären, um bei Start der Zusammenarbeit keine "bösen Überraschungen" zu erleben aufgrund interner Regularien/Einschränkungen.

Zudem bedeutet "Ressourcen bereitstellen" auch, sich über folgende Fragen Gedanken zu machen: wie vermitteln wir unseren Spirit, unseren "way of work" ohne die Autonomie einzuschränken? In diesem Kontext kann es beispielsweise hilfreich sein, die ersten Stunden/Tage onsite zu verbringen oder relevante Schnittstellenpartner kennenzulernen.

Tipp 5: Kommunikation & Wertschätzung sind key

Hast Du Dein Perfect Match gefunden, ist es wichtig dafür zu sorgen, dass es so bleibt. Kommunikation ist dabei der absolute Schlüssel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Und zu Kommunikation gehört auch Wertschätzung und regelmäßiges Feedback. So wie es Feedbackgespräche im Unternehmen gibt, freuen sich Freelancer:innen ebenso über Feedback zu ihrer Arbeit - währenddessen oder zu relevanten Meilensteinen.

Freelancer:innen sind der Motor für die Digitalisierung, ein riesiger Pool unausgeschöpfter Talente. Ein Teil Deiner Workforce der Zukunft! Wenn Du deren Bedürfnisse und Wünsche kennst, steht einer erfolgreichen Zusammenarbeit nichts im Wege.

Du möchtest das Potenzial Freelancer:innen für Dein Unternehmen nutzen? Vereinbare gerne einen Demo mit unserem FreeMOM-Team. Wir begleiten Dich gerne dabei, Dein Perfect Match zu finden und onzuboarden! Also worauf warten?